Sì, è possibile—se tratti il trasloco come un’operazione chirurgica: analisi, preparazione, metodo e tempi certi. In questa guida trovi il protocollo operativo che usiamo per spostare uffici in giornata (5–10 postazioni), limitando al minimo i fermi operativi e consegnando tutto pronto a ripartire.
Quando “in giornata” è realistico (e quando no)
- OK in giornata: 5–10 postazioni, arredi modulari, accessi chiari, ascensore o scala aerea disponibile, tratte cittadine.
- Possibile ma a rischio sforamento: archivi cartacei importanti, server fisici da movimentare, ZTL + cortili stretti, più sedi o fermate intermedie.
- Meglio 1,5–2 giorni: open space > 15 postazioni, pareti attrezzate complesse, lunghi smontaggi, impianti speciali (laboratori, sale CED complesse).
Regola d’oro: la fattibilità si decide nel sopralluogo con misure reali, mapping delle postazioni e verifica degli accessi (portoni, ascensori, carico/scarico, eventuale OSP).
Il metodo “in giornata” (step-by-step)
1) Pre–inventario e mappatura
- Asset list: scrivanie, sedie, cassettiere, armadi, stampanti, monitor, PC, docking.
- Color code per reparti (es. blu=Amministrazione, verde=Vendite) e codice postazione (es. A-07, V-03).
- Foto accessi: portone, scala, ascensore, eventuale cortile.
2) IT & dati: la parte che non si può sbagliare
- Backup (server/PC) concordato il giorno prima; salvataggi verificati.
- Spegnimenti e scollegamenti programmati: orario, ordine e responsabili.
- Imballi antistatici per hardware; etichette 1–1 su cavi e porte.
- Rimessa in servizio prevista a cronoprogramma (rete, stampanti, VoIP).
3) Accessi, sosta e permessi
- Occupazione suolo pubblico (OSP) se serve sosta su strada.
- Ascensori prenotati con protezioni pareti/pavimento; gestione priorità nei condomini misti.
- Fasce orarie intelligenti: prime ore del mattino o serali/weekend per ridurre attriti.
4) Imballaggi e smontaggi “giusti”
- Smontaggi mirati: solo dove serve (gambe scrivanie, ripiani sporgenti, canaline).
- Imballi compatti: coperte da trasloco, pluriball, pellicola; niente “volumi d’aria”.
- Documenti riservati: contenitori chiusi/etichettati, catena di custodia interna.
5) Squadra e ruoli
- Caposquadra (unico referente), team logistica (carico/scarico), team montaggi, tecnico IT di presidio per test finali.
- Comunicazione interna: chat di cantiere con checkpoint orari.
Timeline reale “in giornata” (esempio 10–12 postazioni)
- 07:00–08:00 – Arrivo, protezioni parti comuni, briefing, preparazione sosta.
- 08:00–10:00 – Imballo mirato + smontaggi leggeri; scollegamenti IT a slot.
- 10:00–11:00 – Carico 1° giro (arredi e scatole codificate).
- 11:00–12:00 – Trasferimento, scarico sede nuova, posizionamento macro.
- 12:00–14:00 – Montaggi scrivanie/armadi; cablaggi postazioni.
- 14:00–15:00 – Carico 2° giro (residui + archivi).
- 15:00–16:00 – Scarico, completamento montaggi, allineamenti.
- 16:00–17:00 – IT go-live: rete, stampanti, telefoni; test di 2 postazioni campione.
- 17:00–18:00 – Pulizia, ritiro imballi, consegna chiavi in mano.
Nota: con ZTL/permessi o piani alti senza ascensore, si anticipa il carico, si usa navetta/scala aerea o si potenzia la squadra per restare nei tempi.
Ridurre i fermi operativi: 8 mosse che fanno la differenza
- Pre–packing interno: ogni dipendente inscatola effetti personali il giorno prima (kit fornito).
- Color code + codice postazione su ogni collo e componente.
- Cartellonistica nei corridoi: flussi di andata/ritorno separati.
- Zone cuscinetto in sede nuova: temporanee per scarico rapido, poi posizionamento fine.
- Isola IT con ciabatte filtrate, cavi di ricambio, strumenti e checklist test.
- Priorità funzionali: reception, stampante di rete, sala riunioni, poi il resto.
- Debrief a fine lavori con referente
FAQ traslochi uffici?
Quante postazioni si possono spostare in giornata?
Di norma 5–10 con accessi chiari e smontaggi leggeri. Oltre, serve incremento squadra o suddivisione in fasce serali/weekend.
Possiamo lavorare durante il trasloco?
Sì, con fasce di scollegamento a rotazione e aree già allestite in sede nuova. L’obiettivo è mantenere un minimo di continuità per i ruoli critici.
Come garantite la protezione dei dati?
Backup verificati, imballi antistatici, scatole sigillate per documenti sensibili, riconsegna al referente e test finale prima della consegna.
E se un mobile non passa?
Abbiamo un Piano B: smontaggio extra o scala aerea. La scelta è definita già in preventivo per non perdere ore il giorno del trasloco.
Trasloco uffici in giornata? Con il metodo giusto, sì.
Con una squadra strutturata, permessi in ordine, imballi mirati e un cronoprogramma serrato, l’ufficio può ripartire il giorno stesso. Se vuoi un piano su misura—tempi certi, referenti unici, test IT finali—siamo pronti a organizzare tutto e consegnarti lo spazio chiavi in mano.
Hai una data in mente? Contattaci: sopralluogo gratuito del tuo ufficio e preventivo in 24h su Roma e provincia.